O uso dos aplicativos no gerenciamento de uma empresa

07/06

 

A rotina de um microempresário é, muitas vezes, lastreada por uma série de atividades que pode ser definida com a expressão “faça você mesmo”, mas para quem quer prosperar, é praticamente impossível ser bom em tudo e centralizar demandas o tempo todo.

Mesmo que na sua pequena empresa você tente ser o único responsável por todos os processos – compra, venda, negociações, financeiro, contabilidade, etc; essa tarefa é árdua e antes que prospere, corre-se o risco de ser ineficiente.

Hoje há centenas de aplicativos, até em celulares, que prometem ajudar a gerenciar o seu negócio. Alguns cuidados, entretanto, devem ser tomados. O aplicativo, como tudo na vida, nunca é “grátis”. Na verdade, há contrapartidas, pois você dá acesso a informações para que as empresas de marketing se utilizem de análises de dados para informar que produtos e serviços você está disposto a comprar e consumir. O produto é subsidiado por pessoas/empresas que compram propaganda no Google, por exemplo.

As escolhas devem ser feitas a partir do escopo do negócio. “Você tem de analisar e minimizar possíveis riscos quando monta uma empresa”, pontua o consultor e professor universitário Daniel Schneider. “Se você tem um cadastro de clientes em uma plataforma gratuita e compartilhada, por exemplo, seu cliente pode considerar que você está deixando a informação dele em um lugar não seguro”, alerta. O padrão de segurança desses dados é fator crítico para qualquer negócio, em maior ou menor escala. “É melhor buscar estruturas mais robustas, por via das dúvidas”, analisa Schneider.
 
Como selecionar um aplicativo

Vários cuidados são necessários na hora de se definir pelos aplicativos que você vai instalar na sua empresa, considerando que você ainda não tem receita para contratar um analista de Tecnologia dedicado.

O processo de seleção de software depende da empresa.   Por exemplo, empresas grandes como a Microsoft, oferecem produtos estratégicos onde as chances de suspender seu desenvolvimento e “update” são muito pequenas. One Drive, o Office, o Doc, a Planilha, etc; não podem deixar de existir de um dia para o outro. Uma grande empresa fornecedora de Tecnologia nem sempre é garantia de continuidade do software. O próprio Google descontinuou dezenas de produtos como Google Bookmaker, Reader, e quem desenvolveu sites pelo Google Pages perdeu tudo depois que a empresa o trocou pelo Google Sites, porque não dava para migrar automaticamente.

É muito frequente haver fusões e aquisições entre os desenvolvedores de tecnologia. Por exemplo, a Cross Word criou um software para integração de dados de diferentes sistemas para eles se comunicarem e a IBM comprou a empresa e aposentou o software. Gente que investiu milhões teve de refazer o investimento.

A Microsoft também “matou“ alguns produtos como o Account (de contabilidade) e o MSN, e empresas que desenvolviam gráficas e artefatos para o MSN e Account perderam seus investimentos.

“A oferta de recursos tecnológicos é ampla e maravilhosa, mas sua escolha tem de ser feita com muito cuidado. Não é possível prever o futuro, mas é possível calcular riscos e analisar até onde pode ir em suas apostas”, explica Schneider.

Após a escolha a próxima fase é igualmente importante, pois é preciso definir quem e como vai utilizar o aplicativo. O melhor software do mundo não vale nada sem um funcionário capacitado. Se o funcionário contratado para utilizar um Google Planilha, por exemplo, não souber colocar os dados na ferramenta, analisar números, fazer estatísticas, não adianta nada. Então, você precisa dos dois. Uma excelente escolha de software e de pessoas habilitadas para extrair deles o melhor resultado.

“Em uma empresa o treinamento e o funcionário são importantes. Não acredite naquela história de que o funcionário bem treinado pode deixar a empresa assim que estiver no ponto”. O verdadeiro problema é reter um colaborador sem treinamento adequado e ele ficar na empresa só gerando despesas, em vez de receitas. “A maior causa dos problemas das empresas é a falta de conhecimento e competência de funcionários. Quando há treinamentos, em geral, vimos métodos antigos e que não têm processo de melhoria contínua”, alerta o consultor. Schneider criou duas startups, sendo a primeira aos 14 anos, em 1992, e a vendeu três anos depois. Hoje ele ministra seminários mensais gratuitos para empresários e empreendedores.

“A gente faz essas recomendações tanto para empresas quanto para os profissionais”.  O modelo de estudar quatro anos na faculdade, conseguir um emprego, morreu. “É preciso se reciclar semanalmente,mensalmente. A velocidade das inovações é tão grande que ficar um ano sem aprender será suficiente para defasar o recurso de hoje, colocando em risco a sua carreira e a empresa.”
 
Aplicativos Financeiros, cuidados redobrados

Essa é uma das áreas mais delicadas no gerenciamento; ter dados financeiros é fundamental para saber como está a ‘saúde’ da empresa. O problema na utilização desses aplicativos em pequenas empresas é que o software pergunta demais; quer saber detalhes sobre a gestão financeira e, já que as empresas não têm recursos,tanto pela capacitação quanto pelo número de pessoas para digitalizar os números, o processo acaba não sendo bem feito e não dando resultados.

Não adianta ter o melhor software do mundo se os dados são inseridos de forma errada; tomar decisões em base de informações equivocadas pode comprometer o futuro da empresa. “O ideal é adequar o software ao momento da empresa. Inserir o mínimo de informações necessárias e não o máximo, pois o ‘máximo’ é mal feito ou não feito. Conforme a empresa vai crescendo você vai ter condições de inserir mais dados, dar mais detalhes e verificar se eles estão sendo inseridos corretamente, seja por meio de uma auditoria, uma contabilidade externa”, diz Daniel Schneider.

Economia burra

Esta área de software financeiro é tão delicada; tem uma complexidade que a maioria ignora e que até os maiores softwares do mercado, como Oracle, SAP, Toad, por exemplo, se forem mal implantados acabam trazendo problemas e não soluções. Uma economia de 10 a 20% na adequação desses aplicativos, com a não contratação de consultores objetivos, que não têm vinculação com a marca, para ajudar a empresa a tomar decisões estratégicas, causará grandes problemas, até em empresas de maior porte. Há de se precaver contra “consultores”, que na verdade, são vendedores desoftware e recebem comissão pelas vendas. Isso também é muito comum. E, é aconselhável ter referências de quem está contratando para não comprometer o futuro da empresa por economizar alguns reais com um consultor.
 
Como tomar a decisão certa

Uma das formas de saber se aquele software é o que você precisa é se perguntar:

– Quais são os relatórios que eu preciso do primeiro dia para saber se a empresa está indo bem ou não?
Se o software não te dá esses relatórios ele não é necessário!

– O software é pago, vale a pena a aquisição?
É preciso avaliar como parte do TCO (Custo Total de Aquisição) da sua empresa.
– Devo confiar em aplicativos de celular?
Software é uma decisão sempre estratégica. É muito fácil começar a trabalhar, mas se dá problemas, compromete a informação essencial para vendas, marketing e até para o fisco. A empresa detentora do software pode quebrar e comprometer o suporte. Muitos aplicativos têm seus armazenamentos em nuvem, e se não pagar o servidor, o acesso é desligado. De um dia para outro você perde tudo. 

Para adquirir o aplicativo tem de se ter em mente que é um produto estratégico. Por isso, pesquise se a versão é ‘Beta’; quantos usuários existem (se você é um dos primeiros o risco é alto); se o software é‘select’, é um processo feito por especialista.

– Quais os riscos da pequena empresa pequena?
As estatísticas falam que 20% das MPE’s deixam de existir em um ano; essa empresa tem de minimizar os riscos e se não avaliar o software corretamente, tem ainda mais risco.  Uma empresa grande, se perder alguns milhões, provavelmente não quebre. Ela tem marca, credibilidade; tem milhões de clientes… Tem o beneficio do direito ao erro. Uma pequena empresa não pode errar. O ideal é criar um Conselho para ajudar na tomada de decisões nas áreas em que o dono não é especialista; não é somente implantar um software, é muito mais complicado; não é só para contabilidade; é para crédito, financeiro. Tem de ser mais profissional porque ele não há espaço para erro.

Por Assessoria de Imprensa Bem Brasil Alimentos.
www.bembrasil.ind.br

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